Introduzione

La piattaforma Xpense si basa sulla definizione dei ruoli assegnati agli utenti e delle gerarchie aziendali. Questa caratteristica permette di configurare in modo semplice ed intuitivo qualsiasi schema organizzativo e di gestire lo status di ogni documento prodotto. Le note spese risultano di volta in volta emesse in bozza, inviate al proprio manager di riferimento in attesa di approvazione e successivamente approvate o respinte. Le varie azioni intraprese e da intraprendere sono notificate agli utenti con un sistema automatico di comunicazioni e-mail. Oltre al flusso di approvazione dei rimborsi spese, delle richieste di autorizzazione alla trasferta e degli anticipi di cassa, il sistema gestisce anche un set completo di regole per dare concreta applicazione alle policies aziendali riguardanti i massimali di spesa, le spese di rappresentanza, i rimborsi chilometrici e, piu' in generale, tutte le regole di trasferte che l'organizzazione aziendale deve seguire.

Livelli di Approvazione

Una buona procedura di work flow deve essere molto flessibile per adattarsi con facilita' alle strutture gerarchiche ed organizzative di ogni azienda. Xpense garantisce un'elevata flessibilita' e permette di gestire situazioni complesse basandosi su schemi improntati alla massima semplicita'.

  Ogni utente puo' assumere il ruolo di trasfertista o di manager e sulla base dell’assegnazione a ciascun trasfertista di uno o piu' manager si possono disegnare tutte le architetture organizzative desiderate.

  I livelli massimi di approvazione vengono definiti in sede di configurazione dell’impianto e possono essere soggetti a specifiche regole di funzionamento.

  A titolo esemplificativo e' possibile definire, in accordo con le policies aziendali, che per le trasferte nazionali degli impiegati vi sia un solo livello di approvazione, mentre per le trasferte estero sia richiesto un secondo o un terzo livello di approvazione.

  Allo stesso modo si possono stabilire liveli aggiuntivi di approvazione al superamento di predefiniti livelli di spesa. L'invio di una nota spese al proprio manager per approvazione viene notificato via e-mail ed nel desktop del manager comparira' tra le note spese ricevute contraddistinta dallo stato "a approvare".

  Nel caso di approvazioni multiple, le note spese in corso di verifica da parte di altri manager presenti nella linea gerarchica sono identificate separatamente in modo tale che risultino sempre evidenti le attività da svolgere nel percorso autorizzativo.

Massimali di Spesa

Nella definizione delle policies aziendali assume grande importanza la possibilita' di adottare particolari regole per quanto riguarda i massimali di spesa consentiti. Tutte le policy gestite dal sistema possono essere vincolanti o derogabili.

  Nel caso di una policy vincolante all'utente viene inibito l'invio della nota spese in approvazione e nel contempo viene segnalato in dettaglio quale regole e' stata infranta.

  Nel caso di policy derogabili, il superamento delle soglie di spesa viene segnalato ma la nota spese puo' essere inviata al proprio manager a cui viene tuttavia richiesto di effettuare una specifica approvazione, in deroga appunto alla regole generale.

  I massimali di spesa gestiti come standard dal sistema si riferiscono alle spese di vitto, di alloggio o anche alle spese varie diverse da quelle di viaggio e trasporto. Nel caso di massimali per spese di vitto il sistema prevede la possibilita' di limitare l'importo speso per colazione, pranzo o cena verificando il plafond in modo puntuale, come media giornaliera o come media di trasferta.

  Allo stesso modo vengono posti dei limiti alle spese di alloggio, con l'esclusione solitamente dei soggiorni prenotati dall'azienda direttamente o tramite agenzia. Tutte le regole sui massimali di spesa possono naturalmente essere gestite per singole categorie di utenti ed e' prevista la possibilita' di introdurre eccezioni "ad personam".

Spese di Rappresentanza

Tra le spese di trasferta rientrano anche le c.d. spese di rappresentanza, ovvero quelle spese, generalmente di ospitalità, che il dipendente sostiene al fine di promuovere e migliorare l'immagine aziendale. La piu' comune delle spese di rappresentanza e' il pranzo d'affari con ospiti esterni all'azienda.

  In tutti i casi di sostenimento di spese di rappresentanza o di ospitalita' si può configurare un onere fiscale aggiuntivo per l'azienda, legato alla totale o parziale indetraibilità di tali costi dal reddito di impresa. Per questa ragione non a tutti i collaboratori viene normalmente permesso di sostenere questo genere di spese.

  Tra le policy configurabili a sistema rientra pertanto l'abilitazione a sostenere le spese di rappresentanza ed ospitalita', che potrebbe essere concessa solo a determinate categorie di utenti e sino a livelli massimi di spesa.

  Collegato a questo tema, ricordiamo quello della gestione di spese sostenute con colleghi appartenenti alla medesima azienda, in presenza o meno di spese di rappresentanza. Pur sconsigliando la pratica, nel caso vengano sostenute spese di rappresentanza con ospiti esterni e colleghi, il sistema è in grado di gestire separatamente le diverse fattispecie adattando alla situazione il trattamento fiscale conseguente.

  Oltre alle spese di rappresentanza il sistema permette anche di gestire, se abilitati dalle relative policies, le c.d. spese di vendita. Generalmente si tratta anche in questo caso di spese di vitto sostenute con clienti in una fase conclusiva dell'azione commerciale.

  Fiscalmente queste spese sono interamente deducibili per l'azienda, ma occorre provare che in quella specifica occasione vi sia stata una diretta inerenza tra la spesa sostenuta ed il contratto stipulato. Anche per questa tipologie di spesa il sistema prevede la possibilità di inibirne l'inserimento a soggetti non qualificati.

Autovetture Private e Aziendali

I rimborsi chilometrici legati all'utilizzo dell'auto privata del dipendente per ragioni di servizio sono tra le voci di spesa che con più frequenza compaiono in nota spese. Grande attenzione è stata posta nella gestione delle anagrafiche autovetture di proprietà dei dipendenti, compresa la rilevazione dei dati di percorrenza annua dell'automezzo e l'indicazione della tariffa ACI corrispondente.

  Gli importi chilometrici unitari che vengono riconosciuti ai dipendenti per l'uso della propria autovettura possono essere differenziati, a scelta dell'azienda, in base a diversi parametri quali ad esempio il massimale ACI specifico, la tariffa fissa per autovetture a gasolio o a benzina o addirittura il minore importo tra la tariffa fissa aziendale e la tariffa ACI.

  Nel caso di rimborsi chilometrici legati a trasferte effettuate nel comune sede di lavoro, il sistema rileva gli importi dovuti come soggetti a tassazione in capo al dipendente. Allo stesso modo, il sistema separa la quota di rimborso chilometrico corrispondente alle tariffe ACI dello specifica autovettura dalla maggior tariffa eventualmente riconosciuta dall'azienda ed assoggetta a tassazione il differenziale.

  In aggiunta al rimborso chilometrico per l'uso di auto private, il sistema prevede anche l'inserimento delle tratte di percorrenza ed il calcolo di eventuali rimborsi dovuti per l'utilizzo di autovetture aziendali.

  La gestione delle autovetture aziendali è molto curata, potendo prevedere non solo i dati anagrafici di base (marca, modello, targa, alimentazione, cv fiscali) ma anche la cronologia delle assegnazioni in uso promiscuo ai dipendenti. Il sistema distingue infatti tra autovetture aziendali "di servizio" potenzialmente utilizzabili da ogni utente, dalla autovetture aziendali "in uso promiscuo" assegnate per un periodo predefinito al singolo dipendente. Da queste ed altre differenziazioni discendono comportamento specifici del sistema sia per quanto riguarda il riconoscimento di un rimborso chilometrico che ad esempio per quanto riguarda la gestione delle fuel card.

Controllo Consumi di Carburante

Una frequente tematica in tema di controllo dei costi è quella legata ai consumi di carburante delle autovetture aziendali. Le modalità adottate per affrontare il problema sono in generale di due tipi, entrambi gestiti in Xpense e che descriviamo brevemente di seguito.

  Con il primo metodo, l'azienda inibisce ai propri dipendenti la possibilità di richiedere il rimborso del carburante acquistato (scheda carburanti) e riconosce una tariffa ridotta di rimborso per ogni chilometro percorso per ragioni di servizio. Così facendo i costi di carburante per l'azienda sono direttamente commisurati alle percorrenze effettuate per ragioni di servizio.

  Configurando opportunamente il sistema è possibile compilare la voce di spesa "rimborso chilometrico" indicando l'auto aziendale assegnata, le tratte effettuate ed i chilometri percorsi. L'importo riconosciuto viene calcolato applicando ai chilometri una tariffa unitaria solitamente commisurata alla sola porzione dei consumi di carburante esposta nelle tariffe ACI medie. Il metodo indicato risulta tuttavia inadatto al controllo dei costi in tutti i casi in cui si voglia dotare il personale viaggiante di fuel card emesse da un circuito di compagnie petrolifere.

  Il secondo metodo gestito prevede l'assegnazione delle fuel card alle autovetture che ne sono dotate, consente la libera compilazione della scheda carburanti (sia con pagamento a carico dipendente che con fuel card o carta di credito aziendale) e stabilisce delle medie di consumo per autovettura facilmente ricavabili da appositi report statistici disponibili a sistema. La maggior flessibilità di questo metodo trova riscontro più favorevole da parte dei dipendenti aziendali e nel contempo permette alla direzione di verificare eventuali consumi anomali di talune autovetture che possano fare presupporre un addebito improprio di costi.