Introduzione

Le caratteristiche funzionali di Xpense, frutto di esperienze diversificate, riescono a coniugare la flessibilita' richiesta dai modelli di comportamento specifici di ogni azienda con la necessita' di compliance normativa. In questa sezione presentiamo alcune informazioni riguardanti le regole interne ed esterne che impattano le spese di trasferta.

  Ciascun azienda ha sviluppato nel tempo delle prassi interne attinenti le tematiche delle spese di viaggio e trasferta, applicando ed interpretando da un punto di vista pratico sia la normativa fiscale e previdenziale sia la contrattazione collettiva del lavoro di primo e, in alcuni casi, di secondo livello.

  Dalla definizione di trasferta - e conseguente identificazione del luogo di effettuazione - alla classificazione delle tipologie di spesa aventi rilevanza fiscale, dalla gestione anagrafica dei diversi soggetti interessati dalla procedura (dipendenti, collaboratori, amministratori) sino alla specifica determinazione dei massimali di spesa giornaliera, con il sistema Xpense e' possibile gestire correttamente la complessa fiscalita' italiana, riducendo notevolmente i rischi sanzionatori, e nel contempo e' possibile continuare a gestire in modo facile e veloce il processo di travel.

Trasferte Giornaliere

In tutti i casi in cui un collaboratore aziendale si trova a svolgere le proprie mansioni al di fuori della sede aziendale ed a sostenere delle spese di missioni viene a configurarsi una singola trasferta. Nella compilazione della nota spese, il dipendente dovra' specificare quindi la durata della trasferta, il luogo o i luoghi in cui si e' svolta, la tipologia di rimborso (pie' di lista, forfait, misto) che intende adottare ed eventualmente quale autorizzazione deve essere associata o quale anticipo di cassa ricevuto viene restituito a fronte delle spese sostenute.

  Tuttavia sono molti i casi in cui, specialmente per coloro che svolgono abitualmente la loro attivita' sul territorio, non si realizzano veri e propri viaggi di affari ma piu' semplicemente si effettuano trasferte in ambito giornaliero.

  Pensiamo ai tecnici, ai venditori, ai capi area ed in generale anche a quei dipendenti di sede che si trovano abitualmente o saltuariamente nella necessita' di ottenere un rimborso chilometrico o di altre spese vive connesse ad una trasferta sul territorio nazionale od europeo che non comporta alcun pernottamento.

  A tutti costoro Xpense permette di utilizzare uno specifico modulo semplificato perl'inserimento veloce dei dati, che guida l'utente nella compilazione diretta delle singole spese sostenute.

  Con la gestione della trasferta giornaliera, per tutti i viaggi di durata inferiore alle 24 ore, svolti nella stessa data ed in ambito comunitario viene gestito il rimborso a pie' di lista delle spese di vitto, delle spese varie, delle spese di trasporto (diverse dalla biglietteria) e dei rimborsi chilometrici.

Missioni di Lungo Termine

Le trasferte di durata superiore ad un mese sono generalmente considerate di lungo termine. Il trattamento economico del dipendente in missione di lungo termine deve solitamente essere gestito in modo diverso rispetto alla trasferta ordinaria di breve periodo.

  Se infatti nella trasferte ordinarie e' prevalente il riconoscimento di un rimborso a pie' di lista delle spese sostenute dal dipendente, nelle trasferte o nelle porzioni di trasferta di lunga durata e' maggiormente diffuso il riconoscimento di una diaria a forfait.

  La gestione delle diarie a forfait puo' essere ad importo fisso o commisurata a specifici elementi retributivi, come solitamente previsto dai principali contratti collettivi nazionali di lavoro. In questi casi il sistema di gestione delle trasferte deve interfacciarsi con il sistema di elaborazione paghe e trasferire le informazioni quantitative necessarie a liquidare in cedolino quanto dovuto al dipendente.

  Le indennita' forfetarie possono inoltre essere omnicomprensive o limitarsi ad alcune categoria di spesa solamente (ad es. vitto e alloggio). Infine, le missioni di lungo termine si caratterizzano anche per la necessita' di riconoscere al dipendente delle liquidazioni parziali ed in acconto delle indennita' di trasferta e/o delle spese analiticamente documentate al termine di ciascun mese solare.

Tassazione in capo al Dipendente

Di regola i rimborsi spese non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente. Vi sono tuttavia alcuni casi in la normativa fiscale impone ai datori di lavoro l'obbligo di assoggettare a tassare alcuni valori considerati imponibili in capo al dipendente.

  Innanzitutto i rimborsi spese per trasferte all'interno del territorio comunale ove e' ubicata la sede di lavoro concorrono integralmente alla formazione del reddito di lavoro dipendente e devono, conseguentemente, essere assoggettati a ritenuta, salvo che si tratti di rimborsi di spese di trasporto basati su documenti di spesa rilasciati dal vettore (taxi e biglietti di viaggio).

  Per le trasferte che si svolgono fuori dal comune sede di lavoro, la norma prevede tre diverse tipologie di rimborsi che possono consentire l'esclusione dalla formazione del reddito di lavoro dipendente, eventualmente anche in mancanza di documentazione giustificativa della spesa.

  forfait totale: le indennita' erogate forfetariamente, a prescindere quindi dalla documentazione dei relativi costi, in relazione a trasferte fuori dal territorio comunale ove ha sede l'ufficio o lo stabilimento presso cui il lavoratore presta servizio non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente se contenute nel limite di Euro 46,48 per lavoratore e per giornata, elevate ad Euro 77,47 per lavoratore e per giornata in caso di trasferte all'estero, al netto delle spese di viaggio.

  forfait misto: se il datore di lavoro rimborsa analiticamente o fornisce gratuitamente al lavoratore le spese di vitto, ovvero di quelle di alloggio, possono essere corrisposte indennita' forfetarie pari a quelle previste al punto precedente diminuite di un terzo; se il datore di lavoro rimborsa analiticamente o fornisce gratuitamente vitto ed alloggio possono essere corrisposte indennita' forfetarie pari a quelle di cui al punto precedente diminuite di due terzi. E' evidente che la parte di rimborso analitica concorre alla formazione anche del reddito di lavoro dipendente qualora non sia assistita da idonea documentazione.

  analitico (pie' di lista): se il datore di lavoro rimborsa analiticamente le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto l'esclusione dalla formazione del reddito di lavoro dipendente e' subordinata all'esistenza di idonea documentazione. La norma aggiunge che anche in caso di rimborsi analitici e' esclusa dalla formazione del reddito di lavoro dipendente una somma non superiore ad Euro 15,49 giornaliere per le trasferte fuori dal territorio comunale, elevate ad Euro 25,82 per le trasferte all'estero, anche in mancanza di documentazione proveniente dai percettori delle somme, all'unica condizione che il lavoratore attesti di aver sostenuto tali spese e ne elenchi le causali.

Tassazione in capo all'Azienda

Esaminando la posizione dell'azienda in merito ai riflessi fiscali dei rimborsi spese occorre preliminarmente tenere distinti i riflessi connessi all'applicazione dell'IRES da quelli relativi all'applicazione dell'IRAP. In effetti, ai fini dell'applicazione di dette imposte le spese del personale e, come vedremo anche i rimborsi di spese agli stessi, subiscono trattamenti differenti.

  Applicazione dell'IRES: dal reddito d'impresa, in linea generale, sono deducibili tutti i compensi e tutte le somme erogate a titolo di rimborsi spese ai lavoratori dipendenti. Tuttavia l'art. 95, comma 3 del D.P.R. n. 917/1986 pone alcuni limiti alla deducibilita' di detti costi, stabilendo l'indeducibilita' delle spese di vitto ed alloggio sostenute dai predetti soggetti in relazione a trasferte:
- fuori dal Comune per la parte eccedente Euro 180,76 giornaliere per persona
- all'estero per la parte eccedente Euro 258,23 giornaliere per persona.
La norma non prevede limitazioni alla deducibilita', ai fini della determinazione del reddito d'impresa, delle spese sostenute dai predetti soggetti per trasferte all'interno del territorio comunale, che, conseguentemente, resta disciplinata esclusivamente dalle regole ordinarie di competenza, inerenza, documentazione.

  Applicazione dell'IRAP: tutte le spese del personale (eccezion fatta per quelle relative a contratti di apprendistato e di contratti di formazione e lavoro) sono indeducibili ai fini IRAP. Per quanto concerne i rimborsi spese il trattamento fiscale puo' essere sintetizzato nel seguente modo:
- le somme erogate ai dipendenti a titolo di rimborso analitico di spese sostenute nel compimento delle loro mansioni sono deducibili
- tutte le altre indennita' di trasferta comprese le c.d. indennita' chilometriche non sono deducibili ai fini IRAP.
Devono ritenersi deducibili i rimborsi spese per trasferte nell'ambito del territorio comunale, fermo restando la loro tassabilita' in capo al dipendente o collaboratore.

IVA Vitto e Alloggio

Tramite apposite maschere parametriche di configurazione dei dati, e' possibile definire esattamente quali regole devono essere seguite dal sistema nella creazione delle prime note contabili e/o dei flussi di payroll. Il sistema supporta anche la trasmissione automatica server-to-server dei tracciati elettronici.

  L'automazione di queste attivita' garantisce un'assoluta uniformita' e coerenza nel trattamento contabile delle diverse tipologia di spesa e permette di ottenere risparmi significativi sui costi di processo.

  Nelle fasi di liquidazione delle note spese viene richiesta la verifica puntuale di ciascuna prima nota o di ciascun prospetto destinato al payroll, ma solo con le funzionalita' di creazione flussi il sistema consente la produzione di flussi elettronici di massa destinati alla successiva importazione nel sistema gestionale aziendale e/o nel sistema di elaborazione stipendi. In pochi secondi vengono creati flussi contabili che possono contenere centinaia o migliaia di righe di registrazione, con la possibilità di stampare sempre la prima nota cartacea di supporto. Tutti i principali sistemi ERP sono supportati da questa funzionalità, quali SAP, AS400 e molti altri.

  Allo stesso modo, la creazione di un flusso destinato al sistema payroll permette di trasferire nel cedolino paga di ogni singolo dipendente tutte le voci di rimborso tassato e non tassato che saranno corrisposte con il pagamento stipendi. Tra i principali sistemi supportati dalla funzione ricordiamo Xpers, Copernico, Real Time, Byte ed altri ancora.