Introduzione
Per rendere la gestione delle note spese piu' facile ed efficiente, Xpense e' particolarmente intuitivo nell'utilizzo pratico e propone sempre all'utente l'indicazione dei dati minimi necessari per completare l'informazione richiesta.
Ecco alcune delle caratteristiche del software :
inserimento guidato di un rimborso spese con dettaglio della trasferta e delle voci di spesa, allocazione dei valori a centri di costo ed a commessa, riaddebito delle spese a clienti;
selezione delle tipologie di trasferta tra pie' di lista, forfait e mista, con gestione delle indennita' di missione;
regole parametriche per la configurazione delle policy massimali di spesa, spese di rappresentanza, anticipi di cassa e livelli di approvazione
gestione delle anagrafiche autovetture sia private che aziendali, con rimborso chilometrico differenziato
rilevazione delle spese prepagate dall'azienda, con addebito diretto o con carta di credito aziendale
richiesta di autorizzazione alla trasferta e di anticipazioni di cassa con work flow autorizzativi
procedura di liquidazione amministrativa contabile ovvero direttamente tramite payroll
creazione automatica prima nota contabile e generazione dei flussi elettronici destinati agli ERP aziendali.
Gestione Note Spese
La compilazione dei rimborsi spese e' estremamente facile ed intuitiva, a partire dalla semplice creazione di una nuova note spese che genera automaticamente l'intestazione del documento con i dati generali e propone l'inserimento di una trasferta o di una spesa conto azienda.
La netta distinzione tra le spese effettuate nell'ambito di una trasferta e le spese effettuate per conto dell'azienda permette di gestire con chiarezza due fattispecie di diversa natura.
Se nell'ambito di una trasferta l'utente indica tutte le spese di vitto, alloggio e trasporto sostenute in ragione della missione e documentate con scontrini, ricevute o altri giustificativi a norma di legge, nelle spese conto azienda devono essere indicati tutti gli acquisti documentati con fattura intestata all'azienda che sono stati effettuati in nome e per conto dell'azienda stessa.
Rientrano in questa fattispecie tutti i piccoli acquisti di materiali e prodotti che l'utente effettua in ragione delle attivita' che sta svolgendo nel corso della trasferta, anche se il caso piu' significativo di spesa conto azienda e' sicuramente costituito dall'acquisto di carburante per autovetture aziendali.
I rifornimenti di carburante destinati ad autovetture aziendali, indifferentemente pagati direttamente dal dipendente, con carta di credito aziendale o con fuel card, non si riferiscono mai ad una singola, specifica trasferta ma sono costi di utilizzo dell'autovettura stessa e pertanto devono essere riportati separatamente.
Per quanto riguarda le spese di trasferta vere e proprie, il sistema differenzia le spese di vitto, alloggio e varie dalla spese di viaggio e trasporto, che a loro volta possono essere rimborsi chilometrici, biglietti di viaggio o altre spese di trasporto.
Autorizzazione alla Trasferta
Tramite la gestione delle autorizzazioni alla trasferta e' possibile richiedere preventivamente l'autorizzazione ad effettuare viaggi di lavoro, indicando le date di inizio e fine trasferta, il luogo o i luoghi di destinazione, i mezzi di trasporto che si intendono utilizzare per effettuare il viaggio e la tipologia di soggiorno che si intende fruire.
L' autorizzazione alla trasferta puo' essere integrata, a scelta dell'utente, dalla richiesta di prenotazione della biglietteria e del soggiorno alberghiero. Unitamente alla richiesta di autorizzazione alla trasferta e' inoltre possibile richiedere un anticipo di cassa.
L' autorizzazione alla trasferta viene inoltrata dall'utente ai propri responsabili per ottenerne l'approvazione, secondo predefiniti percorsi di work flow. Le richieste di trasferta autorizzate vengono notificate all'emittente e, se ne ricorrono i presupposti, alla segreteria / agenzia viaggi aziendale per l'acquisto della biglietteria e la prenotazione del soggiorno.
Allo stesso modo, in presenza di richieste di anticipi di cassa, l'avviso di trasferta autorizzata viene notificato al cassiere aziendale che effettuera' la provvista di liquidita' necessaria per l'erogazione in contanti o che predisporra' il bonifico bancario tramite una funzione dedicata.
Le autorizzazione alla trasferta autorizzate sono completamente integrate nel modulo note spese e possono essere richiamate dall'utente nella fase di creazione di una nuova trasferta effettuata. L'associazione delle autorizzazione di trasferta in una nota spese comporta la creazione automatica delle voci di spesa previste in sede di richiesta, quali ad esempio le spese di viaggio o di soggiorno.
Richieste Anticipi di Cassa
La richiesta di anticipazioni di cassa puo' avvenire in modo autonomo ed indipendente dagli avvisi di trasferta, tramite apposita funzione dedicata. L'anticipazione di cassa che non e' parte di una richiesta di autorizzazione alla trasferta puo' essere inviata direttamente al cassiere aziendale o al vaglio preliminare di un utente autorizzatore.
L'erogazione degli anticipi di cassa avviene sempre tramite il sistema e si concretizza nell'emissione da parte del cassiere di una ricevuta che il richiedente dovra' sottoscrivere al momento della consegna materiale dei contanti.
Nel caso di richiesta di anticipazioni di cassa in valuta, e' assegnata al cassiere la responsabilita' di indicare il tasso di cambio che e' stato applicato all'azienda dagli istituti di credito in sede di provvista.
La completa integrazione degli anticipi di cassa in nota spese permette all'utente di selezionare nell'ambito della singola trasferta quale anticipazione ha utilizzato nel sostenere le spese di cui viene chiesto il rimborso.
Tutte le somme ricevute come anticipo di cassa ed associate ad una trasferta vengono analiticamente detratte dalle spese effettuate a carico del dipendente. Eventuali importi residui sono detratti dal totale trasferta.
Il recupero delle somme anticipate avviene sempre utilizzando la stessa valuta di erogazione, evitando in tal modo l'insorgere di differenze cambio generate tra la conversione della spesa in valuta e la conversione dell'anticipo.
Procedure di Liquidazione
La sezione dedicata alle attivita' di liquidazione delle note spese permette una sensibile riduzione dei tempi e quindi dei costi di processo. A ciascun utente del sistema viene assegnato un liquidatore, che ricevera' le note spese da liquidare al termine delle fasi di autorizzazione previste dal work flow.
Il liquidatore effettua la verifica documentale di corrispondenza tra quando dichiarato in nota spese ed i giustificativi allegati in originale dal trasfertista. Nella fase di verifica formale il liquidatore può richiedere informazioni aggiuntive all'utente rispetto ad una o più voci di spesa, può modificare autonomamente alcuni elementi delle spese non influenti sul merito dell'approvazione e può sospendere dalla liquidazione una o più voci di spesa.
La sospensione di una voce di spesa comporta anche la sospensione di tutte le altre spese appartenenti alla medesima trasferta e la creazione automatica di un nuovo rimborso spese in bozza contenente le sole trasferte sospese che l'utente dovrà nuovamente inoltrare per approvazione ai propri superiori.
Con l'approvazione finale delle spese correttamente documentate, ed in presenza di procedura di liquidazione "amministrativa", il sistema guida il liquidatore nella creazione della prima nota contabile e nelle rilevazione degli importi da assoggettare a tassazione che dovranno essere comunicati / trasferiti all'ufficio del personale per il loro inserimento in busta paga. Al termine della fase di liquidazione vera e propria, il liquidatore, procede con la creazione delle distinte di bonifico e dei file di remote banking conformi alle specifiche tecniche CBI.
Nel caso di procedura di liquidazione "payroll", il liquidatore procede direttamente con la creazione dei flussi da integrare nel sistema di elaborazione paghe da cui successivamente verrà prodotta la prima nota contabile.
Integrazioni Contabili e Paghe
Tramite apposite maschere parametriche di configurazione dei dati, e' possibile definire esattamente quali regole devono essere seguite dal sistema nella creazione delle prime note contabili e/o dei flussi di payroll. Il sistema supporta anche la trasmissione automatica server-to-server dei tracciati elettronici.
L'automazione di queste attivita' garantisce un'assoluta uniformita' e coerenza nel trattamento contabile delle diverse tipologia di spesa e permette di ottenere risparmi significativi sui costi di processo.
Nelle fasi di liquidazione delle note spese viene richiesta la verifica puntuale di ciascuna prima nota o di ciascun prospetto destinato al payroll, ma solo con le funzionalita' di creazione flussi il sistema consente la produzione di flussi elettronici di massa destinati alla successiva importazione nel sistema gestionale aziendale e/o nel sistema di elaborazione stipendi. In pochi secondi vengono creati flussi contabili che possono contenere centinaia o migliaia di righe di registrazione, con la possibilità di stampare sempre la prima nota cartacea di supporto. Tutti i principali sistemi ERP sono supportati da questa funzionalità, quali SAP, AS400 e molti altri.
Allo stesso modo, la creazione di un flusso destinato al sistema payroll permette di trasferire nel cedolino paga di ogni singolo dipendente tutte le voci di rimborso tassato e non tassato che saranno corrisposte con il pagamento stipendi. Tra i principali sistemi supportati dalla funzione ricordiamo Xpers, Copernico, Real Time, Byte ed altri ancora.
